miércoles, 22 de diciembre de 2010

¿Cuánto cuesta una reunión?

Reconozcámoslo: algunos muchas veces nos dejamos llevar y dejamos que nos convoquen a reuniones a todas horas, de cualquier tema e incluso para asuntos que muy probablemente podrían ser resueltos individualmente y con la ayuda de alguna herramienta colaborativa sencilla. Como una plaga. Mejor o peor preparadas, al final, las reuniones nos consumen a algunos mucho de nuestro tiempo, lo que puede provocar que seamos menos productivos; o lo que es lo mismo, que necesitemos una mayor dedicación (tiempo) para lograr el mismo resultado.

Si nos paramos a calcular el coste de cada reunión, sumando lo que cuesta el tiempo de cada persona y todos los medios necesarios para que se lleve a cabo, seguramente más de un responsable se llevaría las manos a la cabeza y pensaría que hay que hacer algo para mejorar. En realidad, la crisis ya ha provocado en muchas empresas recortes en este sentido, cambiando la forma de las reuniones y reduciendo los gastos asociados a ellas hasta el máximo posible.


Se acabaron los desplazamientos y viajes innecesarios, se ajustan al máximo las dietas, se da la bienvenida al transporte público o al coche compartido, al teletrabajo y se instalan equipos de videoconferencia o videollamada tipo Skype. Son nuevos tiempos de cambio, de ahorro en todo lo posible y las reuniones, no van a ser menos. Veamos un ejemplo de lo que cuesta una reunión de 4 personas durante una hora: Un becario, un par de responsables y un director de departamento:

¿A alguien le sorprende? Y eso que he tirado por lo bajo, que si nos metemos con billetes de avión más caros, noches de hotel o dietas más gordas, la reunión podría superar los 1.000 euros sin demasiado esfuerzo. Si estamos reunión tras reunión día tras día y semana tras semana, si recapitulamos y echamos cuentas, a lo largo del año igual nos da un susto la cuenta total. Tampoco hay que exagerar o ser excesivamente alarmistas y dejar de trabajar en equipo, simplemente, se trata de racionalizar y aprovechar los recursos, en este caso de personas, con sentido común.

Cierro el post dejando un enlace que esta semana citó alguien en Twitter, a una herramienta que permite calcular en tiempo real el coste de una reunión. Indicas el número de asistentes, el coste medio por hora de cada uno de ellos y sólo te queda darle al botón de inicio para que el contador de euros comience a sumar. Creo que a mi me vendrá bien para cuando alguien se ponga un poco pesado en el trabajo, así verá en todo momento cuanto se va a gastando…

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